Flen drar i "pappersbromsen" – vägrar mejla e-postlista

När tidningen skulle skicka ut öppenhetsenkäten till 44 000 anställda inom kommunerna, regionen, länsstyrelsen och andra myndigheter behövde vi först begära ut personalens e-postadresser från varje myndighet. 

I de flesta fall kom de i vändande Excel-ark, men i andra fall gick det inte lika smidigt.

Som enda kommun i Sörmland skickade Flen listan med e-postadresser på papper.

"Tack för ditt mail. Då detta är personuppgifter är vår rutin att leverera detta i pappersformat. Det går att hämta upp vid vårt kundcenter i Flens stadshus eller att vi postar detta till dig", skrev tjänstemannen på HR-avdelningen.

När vi bad om en motivering hänvisade tjänstemannen till en intern riktlinje.

Tidningen bad att få läsa riktlinjen, och där stod det att e-postadresser – tvärtemot tjänstemannens påstående – inte är att betrakta som känsliga personuppgifter och att dessa därför är helt okej att mejla. Det stod också att kommunen kan lämna ut handlingar elektroniskt om det kan anses enklare, lämpligare och billigare. 

Men vi kom inte längre. Tjänstemannen skrev ut listan på papper, lade dessa i ett kuvert, frankerade och skickade till tidningen på posten.

Hur gammelmodigt det än kan verka är det fullt lagligt för en myndighet att välja att lämna ut materialet på papper, även om det till sitt ursprung är digitalt. Anledningen är det så kallade utskriftsundantaget i Tryckfrihetsförordningen, av sina belackare kallat "pappersbromsen".

Paragrafen kom till på 1970-talet för att förhindra att personer får ut stora datamängder i elektronisk form med risk för intrång i enskildas integritet.

Men lagstiftaren påpekade också att det kan finnas fall då det inte finns någon risk för ett otillbörligt integritetsintrång och där det tvärtom kan vara både effektivt, smidigt och ändamålsenligt för såväl den enskilde som myndigheten om handlingen lämnas ut elektroniskt. Justitieombudsmannen och regeringen har också i olika sammanhang uppmanat myndigheterna att lämnat ut handlingar elektroniskt där det är möjligt.

Niklas Witt, kommunjurist i Flen och informationssäkerhetsexperten Fia Ewald, tidigare MSB.

Foto: Matilda Lantz/Privat

Fia Ewald, informationssäkerhetsexpert med en lång bakgrund bland annat på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, ställer sig frågande till Flens sätt att läsa lagen.

– Jag tycker att det är ett väldigt konstigt sätt att se på det. Istället borde man se på andemeningen i offentlighetsprincipen, som är att den ska skapa rättsäkerhet och göra det enkelt för medborgarna att få insyn i den offentliga verksamheten, säger hon.

Tidningen vänder sig till Flens kommunjurist Niklas Witt, även ordförande i Sveriges kommunaljuridiska förening, för att kolla vad som egentligen gäller.

– Det är korrekt, det (e-postadresser) är en uppgift som inte är en känslig personuppgift. Så man kan lämna ut den elektroniskt. KAN är ordet. Det är alltså ingen skyldighet.

Det låter väldigt godtyckligt?

– Det är väldigt tydligt vad som gäller rent juridiskt. Man kan lämna ut det, men man måste inte. Det är väl inte så konstigt om det görs olika bedömningar från en dag till en annan.

Tidningen har även kontrollerat saken med Flens kommunchef Håkan Bergsten, som är av en annan uppfattning.

– Jag har kollat upp vår riktlinje och det finns inget hinder att skicka e-postlistor digitalt. Jag följer upp frågan om vad som låg bakom varför det blev som det blev, skriver han till tidningen.