Oktoberfesten hölls den 10 oktober. Bakom arrangemanget, som hölls för andra gången och som setts som en möjlighet att "sätta Gnesta på kartan", stod Gnesta kommun, Gnesta handel, Rent a tent, c/o Gnesta och Skottvångs grufva AB.
Fyra ordningsvakter fanns på plats under kvällen, men eftersom de upplevde att det var för mycket folk och inte hade kontroll på situationen kontaktades polisen. Enligt polisens rapport från kvällen har ordningsvakterna nekats att få titta på serveringstillståndet. När de frågade de ansvariga hur många personer som får vistas i tältet fick de svaret att tillståndet gäller 900 personer. När polisen tillkallades bedömde de att mellan 400 och 500 personer befann sig i festområdet.
När polispatrullen kom till platsen sökte de upp personal från Skottvångs grufva. Personen visade upp serveringstillståndet, och både polisen och företagets representant kunde konstatera att det gällde för 100 till 250 personer. Enligt polisens redogörelse sa hen att det måste vara fel, men att hen inte hade tittat på tillståndet före tillställningen började.
Vid 660 sålda biljetter stängdes insläppet, på initiativ av arrangörerna, men ordningsvakternas uppger i sin rapport från kvällen att fler människor smet in genom hål i staketet.
Polisen uppger också att ordningsvakterna som var på plats var väldigt bekymrade över kvällen. "De upplevde det som deras värsta kväll och att de aldrig mer vill arbeta på denna tillställning igen", står det i polisrapporten.
Även kommunens inspektörer fanns på plats under kvällen. De kunde konstatera att det var mycket folk och väldigt trångt, särskilt vid baren. Enligt inspektörerna kunde gäster köpa ett stort antal öl och vin som de bar i väg i kartonger, något som inte är tillåtet enligt alkohollagen då serveringspersonalen måste ha koll på vem som serveras ölen.
När kommunens miljöenhet började utreda händelsen visade det sig att Räddningstjänsten gjort en felberäkning i sitt remissvar: i ansökan om offentlig tillställning fanns inte antalet personer som var tänkta på serveringsområdet angivna. En egen uträkning gjordes, och den låg sedan till grund för både serveringstillstånd och tillståndet för offentlig tillställning. "Hade den rätta ytan på serveringsområdet räknats ut så hade maxantalet besökare på tillståndet varit högre", skriver miljöenheten i sin utredning.
Samtidigt ses det som allvarligt att Skottvångs grufva AB aldrig läst igenom tillståndet. Utredarna är också kritiska till de brister i serveringen av starköl och vin som konstaterades under kvällen, samt att serveringspersonalen inte hade uppsikt över hela området. Eftersom Skottvångs grufva inte har några tidigare anmärkningar, och eftersom de "varit väldigt samarbetsvilliga i utredningen", anser miljöenheten att en varning är motiverad för att uppmärksamma bristerna. Beslutet fattades på samhällsbyggnadsnämndens möte den 26 oktober.